إدارة المحتوى والوثائق
مجال إدارة المحتوى والوثائق
عناصر التحكم (5)
خطة إدارة المحتوى والوثائق
بناءً على استراتيجية وخطة إدارة البيانات وحوكمتها وحماية البيانات الشخصية الخاصة بالجهة، أن تضع خطة لإدارة المحتوى والوثائق لتنفيذ وضبط النشاطات التي تهدف لإدارة دورة حياة الوثائق والمحتوى لدى الجهة. وعلى الخطة أن تشمل ما يلي كحد أدنى: ا خارطة طريق تضم النشاطات والأهداف المرحلية لتطبيق عمليات إدارة المحتوى والوثائق. وعلى النشاطات أن تشمل كحد أدنى، ما يلزم لتحقيق مواصفات هذا المجال تخصيص الموارد المطلوبة والميزانية لإدارة تنفيذ عمليات إدارة المحتوى والوثائق
سياسة إدارة المحتوى والوثائق
على الجهة أن تضع سياسة (سياسات) لإدارة المحتوى والوثائق تتناول فيها كيفية إدارة دورة حياة الوثائق والمحتوى داخل الجهة. على السياسة أو السياسات أن تغطي كحد أدنى، المساحات التالية من دورة حياة الوثائق والمحتوى مع تحديد مصفوفة الصلاحيات لكل دورة : ا اصطلاحات تسمية الوثائق المستخدمة تحديد مستويات التصنيف للوثائق الموافقة على الوصول إلى الوثائق والمحتوى ع النسخ الاحتياطي واسترجاع الوثائق والمحتوى ه استبقاء والتخلص من الوثائق والمحتوى
التدريب على إدارة المحتوى والوثائق
على الجهة أن تجري تدريبات على إدارة المحتوى والوثائق لموظفي الجهة ذوي العلاقة لزيادة التوعية بأهم الممارسات الرائدة في إدارة المحتوى والوثائق. وعلى التدريب أن يشمل ما يلي كحد أدنى: ا التعريف بسياسات إدارة المحتوى والوثائق دورات تمهيدية ومتقدمة عن أنظمة إدارة المحتوى والوثائق المستخدمة ووظائفها
النسخ الاحتياطي والاسترجاع
على الجهة أن تدرج أنظمة إدارة المحتوى والوثائق ضمن خططها الكلية للنسخ الاحتياطي والاسترجاع
مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة الوثائق
على الجهة أن تضع مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس مدى كفاءة إدارتها للوثائق. وعلى هذه المؤشرات أن تشمل ما يلي كحد أدنى: ا حجم الوثائق الخاصة بالجهة المخزنة والمدارة بواسطة نظام إدارة الوثائق لدى الجهة عدد مستخدمي نظام إدارة الوثائق الخاص بالجهة .Γ النسبة المئوية للوثائق الورقية المتحولة إلى صيغة إلكترونية