النسخ الاحتياطي والاسترجاع

على الجهة أن تدرج أنظمة إدارة المحتوى والوثائق ضمن خططها الكلية للنسخ الاحتياطي والاسترجاع

على الجهة أن تضع وتتبع منهجية واضحة لاستبقاء والتخلص الوثائق الخاصة بالجهة. وعلى العملية أن تلتزم بسياسة الاستبقاء والتخلص الخاصة بالجهة وأن تشمل ما يلي (لا للحصر): تسليم الوثائق إلى وحدة الأرشيف في الجهة ٢. التدمير والتخلص المادي للوثائق، وتشمل الكتابة الفوقية والحذف الآمن

على الجهة أن تضع وتتبع منهجية عمل متكاملة وواضحة لتمكين الموظفين من الوصول إلى الوثائق والمحتوى المخزنة في أنظمة إدارة المحتوى والوثائق لدى الجهة. كما يجب ان تتضمن العملية آلية للوصول إلى الوثائق والمحتوى بناء على الأدوار والمهام الوظيفية. وعلى الجهة أن تحدد مجموعات الوصول إلى نظام إدارة الوثائق ونظام إدارة المحتوى وفق ضوابط مجال تصنيف البيانات المتضمن في هذه الوثيقة.

على الجهة أن تنشر البيانات الوصفية للوثائق والمحتوى المخزن في أنظمة إدارة المحتوى والوثائق في أداة دليل البيانات المؤتمتة الخاصة بالجهة. ويجب أن يتم ملء البيانات الوصفية وفق العملية المحددة في مجال البيانات الوصفية ودليل البيانات.

على الجهة تفعيل أدوات لدعم أتمتة إدارة المحتوى والوثائق. وعلى هذه الأدوات أن تشمل ما يلي كحد أدنى: ا نظام إدارة الوثائق - تطبيق يستخدم في التقاط وتخزين وإدارة الوثائق في صيغتها الإلكترونية الوثائق الإلكترونية والوسائط الرقمية). ويجب أن تتيح أداة إدارة الوثائق المختارة الإمكانيات التالية: تخزين الوثائق وظيفة التعرف البصري على الحروف لتحليل الصور المدخلة فهرسة الوثائق إدارة إصدارات وتحديث الوثائق وتشمل تعقب تاريخ التغيرات المدخلة إليها وصول آمن إلى الوثائق البحث العام واستكشاف الوثائق المسجلة تطوير سير عمل الوثائق (حركة المستندات) نظام إدارة محتوى الإنترنت - تطبيق يستخدم في تخزين وإدارة محتوى الموقع الإلكتروني المستخدم في بوابات والمواقع الإلكترونية الخاصة بالجهة أدوات التواصل - تطبيقات تقدم للمستخدمين منصة للمشاركة الآنية في تعديل الوثائق والتواصل واستخدام المحادثات النصة وتعقب التغيرات المدخلة إلى الوثائق